¿Por qué la mayoría de reuniones del trabajo son una pérdida de tiempo?

Carlos Montero - Viernes, 25 de Noviembre

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Una vez se le pidió al columnista del Washington Post, George Will, que explicara su antiguo disgusto por el fútbol americano. El deporte es, respondió, “violencia puntuada por reuniones de comité”. En mi opinión, esta es una condena salvaje, no tanto por la violencia, sino por las reuniones. Si usted, como muchas personas, piensa que las reuniones de trabajo son una gran pérdida de tiempo, eso podría deberse a que la mayoría de las reuniones impiden que los empleados trabajen: una encuesta de 76 empresas encontró que la productividad era un 71% más alta cuando las reuniones se reducían en un 40%. Las reuniones innecesarias desperdician 37 mil millones de dólares en horas de salario al año solo en los EE.UU., según una estimación de la empresa de software Atlassian. Y en caso de que se lo pregunte, el COVID empeoró las cosas: la cantidad de reuniones requeridas de los empleados ha aumentado en promedio un 12,9 por ciento desde que comenzó la pandemia de coronavirus.

Pero el verdadero problema de las reuniones no es la falta de productividad, es la infelicidad. Cuando las reuniones son una pérdida de tiempo, la satisfacción laboral disminuye . Y cuando la satisfacción laboral disminuye, la felicidad en general cae. Por lo tanto, para una gran parte de la población, eliminar las reuniones, o al menos minimizarlas, es una de las formas más sencillas de aumentar el bienestar.

Según los datos de usuario de Reclaim.ai , una empresa de aplicaciones de calendario, el profesional de cuello blanco a tiempo completo promedio en los Estados Unidos pasa 21,5 horas a la semana en reuniones. Según académicos que se especializan en el tema (quienes sin duda tienen reuniones de investigación sobre sus investigaciones sobre reuniones), las reuniones de trabajo generalmente se centran en uno o más de cuatro propósitos: “compartir información”, “resolver problemas y tomar decisiones”, “desarrollar e implementar la estrategia organizacional” o “informar a un equipo después de un episodio de desempeño”.

Debo aclarar que todas estas son potencialmente buenas razones para tener reuniones. Probablemente, haya asistido a muchos que no encajaban en ninguna de estas categorías. Por ejemplo, muchas reuniones ocurren durante un horario regular como una cuestión de rutina, sin una razón específica. Otro motivo para las reuniones es lo que algunos académicos llaman el efecto de mera urgencia, en el que nos involucramos en tareas, como una reunión en la que cada persona recita en qué está trabajando, ya sea que los demás necesiten esa información o no, para ayudarnos a sentir que estamos logrando algo tangible. Si su cónyuge le pregunta: "¿Qué hiciste en el trabajo hoy?", y usted responde: "Tuve seis reuniones", podría ser por eso.

Las reuniones excesivas e improductivas pueden reducir la satisfacción laboral por varias razones. Primero, generalmente aumentan la fatiga, así como nuestro sentido subjetivo de nuestra carga de trabajo. Probablemente, haya experimentado un día de reuniones después de las cuales está agotado y no ha logrado mucho, pero en el que obtuvo un montón de tareas nuevas. En segundo lugar, las personas tienden a participar en “actuaciones superficiales” (fingir emociones que se consideran apropiadas) durante las reuniones de trabajo, lo que es emocionalmente agotador y se correlaciona con la intención de renunciar. Finalmente, los investigadores han encontrado que el predictor más fuerte de la efectividad de la reunión es la participación activa de los participantes. Si te estás preguntando, "¿Por qué estoy aquí?", no es probable que piense que la reunión es un buen uso de su tiempo, lo que obviamente es malo para su satisfacción laboral.

En conjunto, la investigación sobre las reuniones muestra que si desea ser más feliz en el trabajo (o quiere que sus empleados sean más felices), debe luchar contra el flagelo de las reuniones improductivas que consumen mucho tiempo en cada oportunidad. Y cuando en realidad son necesarios e inevitables, hay algunos pasos que puede seguir para que sean menos agotadores y más útiles.

Fuente y original completo: Arthur C. Brooks en The Atlantic.

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